假设要建立一套工作流,把重复又麻烦的事,拆分成几个简单步骤,以此节省反复折腾的时间,你会选择什么?

我有个朋友,第一反应是做很多框架出来。什么?要那么多框架干嘛?市面各种AI工具都提供啦,我问道。

他解释说:

你不知道我们领导,发散性思维强、还多变;经常突然要一个项目结案报告,一个PPT框架,一份会议提要,我每天汇报他不看,临时性小动作倒不少,不得不提前准备。

另外,市面AI工具确实很多,也能提供帮助,没有一套使用流程的话,还得花时间去搜索、筛选,也不方便。确实,工作流很重要,可以应对突然情况。

我认真调研一圈发现:很多人完全靠记忆工作,没有建立工作流习惯,他们完成任务后,懒得复盘,导致下次面对类似任务时,还会遇到同样问题。

为防止精力不被无形的黑洞吞噬,我总结了一些心得。

01

先思考一个问题:为什么灵活调整工作流至关重要?

只为节省时间?这么想,就太简单了。想一下程序员、自由职业者、设计师、还有做新媒体的朋友们,工作充满创造性,在一个不断变化的环境里,太要保持工作的效率和创新力了。

在《随机漫步的傻瓜》这本书里,索罗斯提到,他设计工作流,是为了打破常规,每天都是一张白纸,这种思维方式对于面对不断变化的股市,至关重要。

同样理念,也适合用于管理个人工作流,当你陷入低效且重复,又想快速完成工作时,已经有了路径依赖。

因为我做自媒体,工作内容繁杂,不仅要写内容,还要见人,同时,还会给一些长期合作的客户提供支持,这导致我时不时要记录信息。

所以,我的工作流程是来对抗容易分心的问题。

静气、定力、专注,这些词听上去好像在说一个人的品质,怎么变成工作流程的一部分呢?

一,和注意力有关。你知道吗?新闻、生活琐事这些碎片化信息,总在考验我的专注力,想靠个人意志力去对抗大数据和算法推荐,挺难的。

二,工作本身。我的一天里,记录信息、见人、使用软件,三件事大约各占30%的时间,见人还算简单,但信息记录很容易迷失方向。

比如说:

我在坐地铁时、等人时会看一些东西,遇到不错的内容,虽然可以转到收藏夹,但一转瞬还是会忘记刚才看了什么,这对内化吸收造成很大影响。

电脑前也一样,搜索一个东西,转眼之间在不停切换窗口之间迷失了,有时候,突然发现自己要找什么文件,这种因为频繁切换任务导致的分心,并不是简单关闭电脑那么容易处理。

三,大脑过载问题。比较简单,就像电脑内存不够用一样,大脑经常处于紧绷状态,感觉像后台一直在集中注意力,晚上睡觉还能梦到工作,这让人感到焦虑。

因此,信息泛滥时代,很容易被周围的事物分心。努力集中注意力,学习如何保持冷静、增强定力,是技巧,更是一种潜意识改变心流的方法,帮我适应不断变化的环境和工作需求。

02

提高工作效率,我一直使用任务清单(to-do list)

一开始方法很简单:

列出每天要做的事情,做完一个就打一个勾,但时间久了,我发现,方法有点简陋,因为要同时推进好几个项目,还要扮演好几个角色。我不是一个人,而是一个身体里住着好几个灵魂。

比如说:

我给客户或公众号写文章时,任务工具里给自己的标签是“量产小王”。这样做,可以提醒我把个人情绪放到一边,弱化ego,专心把工作做好。

当客户和我讨论市场营销或品牌传播时,需要各种信息,有一个文件夹名字叫,“策略小王”,提醒我,应该平和对待别人提出的各种问题。

还有个文件夹,专门存放主持资料,当品牌、传媒公司邀请我主持大会时,需要什么,直接去里面找,此外,我还要管理知识星球,还在写书、做课程……

你看,随着工作领域的拓展,角色在增加,如果把所有任务混合在一起,会很乱,也很难跟踪各个任务进展。因此,后来我开始按项目、身份细分任务清单,如果每天解决3~5个,那一天会感到非常充实。

这样,逻辑是否清晰呢?

对了,你还可以按照项目划分工作板块,如果情况和我相似,也有诸多事情处理,不妨试试按项目、身份构建你的任务清单。

采用这种方式后,发现另一个好处:它帮助我更清楚当前短期目标、一年中重要的事,以及长期的发展规划。

不过,问题来了:工作列完后,真的会按照流程做吗?

事实上,通常不会。

一个最显像画面感是,我们会陷入启动困难的窘境中。

想象一个场景,你感到十分焦虑,因为有个任务截止日期已经快到了,但你却感觉椅子像是黏在身上一样,怎么也站不起来。

过20分钟,终于站起来了,决定立刻做那件拖延很久的任务,你觉得再不做,对不起设定的工作流,于是乎,在此开始前,可能会冒出一些奇怪的想法。

比如:

我得先把书桌整理下、泡一杯咖啡、调整下心态,甚至找个安静的地方……

完整一个任务,真需要很多准备工作吗?当然,有些准备有必要,类似于收集资料的行为,而其他一些准备看起来也有道理。

问题是:没完没了准备工作,耗费太多精力,结果真正开始工作的时间被不断推迟。很多时候,我们准备的时间比实际行动花的还要多。

还有一个事实,准备工作和要做的任务之间,关系不大,虽然它看起来让人有满足感,其实,它没有帮助你在待办事项里多打一个勾。

从提升任务效率角度看,不得不承认,大多“准备工作”是你意识不到的行为,它不过是启动困难的表现。

03‍

除此外,即便有了任务清单(to-do list)在,也不会按照优先级去办事。我也想过为什么,后来学习四象限法则后,找到了答案:行动还没有形成习惯。

我经常因为时间压力,把重要但不紧急的任务一拖再拖,有时候,我倾向于做简单轻松的事,虽然它可以减少代办事项的数量,但并不是实现主要目标最佳办法。

举个例子:

到公司,群里消息已经到99+,下一场会议半个小时开始,我只能抓紧时间处理几个紧急任务。

当打开代办列表,从头到尾看一遍,心理对它们的评论是:这件事很紧急,会影响后面工作进度,或者,上次因为这件事出了问题,看来挺重要。

看到最后一项,我已经知道做哪个最重要且紧急的任务了,但是,眼睛一瞥,看到列表中间,有个日常任务看起来很简单,不会花太多时间,我大概率会决定先做那个。

为什么呢?

趋易避难是人之天性。这样选择在一天会不断推演,到下午5点,我可能沮丧着责怪自己,又没有腾出时间完成那些更重要的任务。

然后,我必须做出选择:加班或推到明天,如果选择明天,又会开始一个新的循环……

所以,启动困难会变成各种借口和理由,让我宁愿先忙些不那么重要或紧急的事(有些只是比真正要做的事稍微容易一点),也不愿意直接开始最关键的任务。

最终,我就离设计任务清单,把重复的事情半自动化的目标,越来越远,它成了摆设,表面工具。因此,根本原因在哪?

  • 精神层面的预设困难

  • 流程不清晰‍

启动困难到任务完成之间,中间是“不情愿山谷”。当我认为一件事很难,要投入巨大时间成本时,我会推迟它,这里包括精神困难和实现困难,前者容易分辨,后者很少意识到。

举个例子:

有些朋友做设计,敲代码、搞AI知识库,一开始和我一样,太关注不那么重要的事情。比如,花好多时间去研究工具、方法。

结果呢?折腾很久,一个作品没呈现出来。后来我意识到,是想象力太发达了。我们很努力,但如果方向错了,就显得没太多意义。

大脑功能非常强大。

接到任务,它立刻能想象出执行过程和可能的结果。那些复杂的沟通,大量枯燥的资料收集、让人不开心的对话、不确定的事情发展,还有可能失败的结果,都像泰山压顶一样。

这种提前预设的能力,帮助我们的祖先意识到潜在的危险,从而避免了一次又一次的危机,好奇心驱动着大脑点亮地图上所有节点,这样,它会觉得内心具备安全感,但如果不能摆脱提前预设的思维,你会一直迂回在过程中,

构建目标管理系统,本质是通往最终目标的通道。

目标一定是某种形式的输出。输出是外向的,进行一次演讲分享、展开观点讨论,实现一个方案,都是可以直接对他人产生影响的输出。

输出也可以是内隐性的。做一个决定,养成一种习惯,建立一个思考框架,这些主要为了改变自己的认知和行为。所有的对外输出,都建立在对内基础之上。

而高效的核心只有一点:一个稳定可靠的、能减少阻力的流程,它可以帮你快速学习和消化信息。这样,就能得到正面的反馈。

因此,不以内化知识,产出东西作为标准,都是内耗。

04‍

那么,问题来了:该怎么设计合理的流程呢?有三点:

  • 围绕目标拆工具

  • 5分钟魔力

  • 小步骤AI化

首先说明,流程本质具备跨界属性,我们完成一个项目,要利用多个软件工具实现这一切。

比如说:做个PPT,得提前用Word处理文本,再用PS设计图形元素,每个软件都擅长处理具体一方面的任务,你不能要求它完全满足所有需求。

高效工作流程是将不同软件串起来,使工具都能在最擅长的领域,发挥最大效能。

很多人误解就在这里,他们期待“all-in-one”,one 是什么?指:一个软件满足所有能力,实在不行,装插件也要解决,这是不利的,它会阻碍工作流和效率。

想象一下这个场景:

突然有一天,领导让你赶紧做个思维导图。你的第一反应是什么?用哪个软件来做吗?如果是我,会先用AI软件整理文档,提炼主要框架,然后,把框架导入思维导图软件里,很快搞定。

如果你想all-in-one,结果怎么样?得一边对着软件,一边对着文档,确定主题,一个分支一个分支输入,半天也不一定弄完。

简单讲:我们的工作会受限于软件提供的框架和功能,重器轻用,不关注某个软件功能多么强大,只关注它最优势的一面是什么,用好它的优势。

什么是5分钟魔力呢?

方法很简单:先给自己设定只做5分钟的任务。5分钟后,自由选择是继续做还是停下来。好处是,把长时间的任务变成了一个个短短的5分钟,不会感到那么难,压力也会小很多。

通常,当行动5分钟后,会发现自己可以再多做一会儿。对了,5分钟小步骤,我也会思考能不能让人工智能协同我来处理。

比如:查找公开资料,我会用某些软件,只要把关键词输入进去,设置好一个聊天框,下次我用时,直接问问题就可以了,不用再一次复杂地设置。

再比如,一些设计软件,直接能提供色彩方案和字体,只要输入项目的主题和风格,AI一件帮你搞定,这样,省去了手动组合的精力。

但是,对于边界之外的创造性工作,人工智能给的解决方案始终有限,所以,最起码,它能实现重复的事情半自动化的目标。

每到周末、月末,我会抽时间来回顾完成的任务,完成任务不做消除,复盘时,对前面工作进行反思,看看有没有再迭代效率的地方,然后,再思考下,不同项目现在的进度,对它们进行更新。

这样,能确保每过一段时间,任务是最新的,符合当前状态,执行起来也会更有决心,更清晰。

总结而言,“AI+自驱” 让人自由。

虽然方法不是完美的,也涉及到一些执行上的问题,但只要你有目标地去建立工作流,逐渐养成习惯,那么,工作肯定会有很大的改善和进步。

本文来自微信公众号:王智远(ID:Z201440),作者:王智远

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